Aby można było otrzymywać listy w postaci  elektronicznej niezbędne jest konto pocztowe na jednym z serwerów internetowych. Mogą to być konta komercyjne,  darmowe czy inne, ale z wszystkimi kontami wiążą się pewne stałe elementy konfiguracyjne. Mogą należeć do nich:

-         nazwa użytkownika – czyli nazwa konta unikalna w ramach jednego serwera, z reguły nie posiada tzw. polskich znaków typu ę, ą,ć,ż itp. Często rozróżniana jest także wielkość znaków;

-         hasło – czyli klucz do skrzynki pocztowej;

-         adres serwera poczty przychodzącej (POP3 lub IMAP) – czyli host sieciowy,na którym znajdują się wiadomości użytkownika;

-         adres e-mail – zazwyczaj wynika bezpośrednio z nazwy hosta sieciowego a przynajmniej z jego domeny)  i nazwy konta, każdy adres elektroniczny składa się z dwóch części rozdzielonych znakiem @ np. test@wsi.edu.pl lub studia@wsi.edu.pl ;

-         alias – opcjonalna dodatkowa nazwa zastępcza dla skrzynki pocztowej (może być ich wiele).